Pirkimų planavimas ir kiti patarimai verslui įsigyjant prekes

Pirkimų planavimas – tai procesas, kurio metu, sprendžiama ką, kada ir iš kur pirkti. Pirkimų planavimo metu nustatomas pirkimo būdas ir reikalavimai. Pirkimų planavimas yra svarbus, dėl šių priežasčių:

• Tai padeda lengviau apsispręsti ką, kada ir iš ko pirkti;
• Padeda nustatyti, ar lūkesčiai yra realūs. Tai labai naudinga tiems, kurie paprastai tikisi, kad jų reikalavimai bus įvykdyti per trumpą laiko tarpą;
• Tai galimybė, visoms procese dalyvaujančioms suinteresuotosioms šalims susitikti, kad būtų galima aptarti konkrečius viešųjų pirkimų reikalavimus. Šios suinteresuotosios šalys, galėtų būti prašančioji įmonė, galutiniai vartotojai, pirkimų skyrius, techniniai ekspertai ir pardavėjai, kurie suteiktų informacijos apie konkrečius reikalavimus;
• Leidžia sukurti pirkimo strategiją kiekvienam reikalavimui, kuris bus įtrauktas į pirkimo planą. Tokia strategija apima rinkos tyrimą ir taikomo pirkimo metodo nustatymą atsižvelgiant į reikalavimą ir aplinkybes;
• Planuotojai gali įvertinti laiką, reikalingą pirkimo procesui užbaigti ir kiekvienam reikalavimui sudaryti. Tai yra vertinga informacija, nes ji naudojama patvirtinti, ar reikalavimą galima įvykdyti per laikotarpį, kurio tikimasi;
• Planuotojai gali įvertinti galimybę sujungti arba padalyti pirkimo reikalavimus į skirtingus sutarčių paketus.

Pirkimų planas yra pirkimų planavimo proceso rezultatas. Jis gali būti sukurtas specifiniams reikalavimams, projektams, arba keletui reikalavimų vienam arba keliems subjektams viešuosiuose ir privačiuose sektoriuose. Jis svarbus, nes:

• Jame išvardinti visi reikalavimai, kuriuos tikimasi įgyvendinti per tam tikrą laikotarpį;
• Iš jo sudaromas pirkimo grafikas, kuriame nustatomi kiekvieno pirkimo proceso žingsnio terminai, iki sutarties sudarymo ir reikalavimo įvykdymo;
• Tai leidžia sujungti panašius reikalavimus į vieną arba suskirstyti reikalavimus į kelis sutarčių paketus, siekiant masto ekonomijos;
• Remdamiesi pirkimų plane nurodytais reikalavimais, perkančioji organizacija, gali iš anksto nustatyti, ar reikia papildomo personalo, kuris užtikrins išvardintų pirkimo reikalavimų įvykdymą;
• Tai leidžia stebėti, viešųjų pirkimų procesą, siekiant nustatyti, kaip faktiniai rezultatai dera su planuotais. Tokiu būdu, galima numatyti tikėtinus rezultatus ir atlikti keitimo veiksmus pirkimo planuose;
• Tai padidina viešųjų pirkimų procesų skaidrumą bei nuspėjamumą.

Pirkimo plano rengimo veiksmai:

• Visų pirma, įvertinkite ir surašykite poreikius ar reikalavimus:
  1) Surinkite poreikių sąrašą iš vartotojų skyriaus;
  2) Išanalizuokite vietinę prekių kainą ir prieinamumą.
• Nustatykite kiekius ir numatomas išlaidas;
• Nuspręskite, kada reikės naudoti reikalavimus;
• Nustatykite tarpusavio ryšius tarp reikalavimų;
• Panaudokite panašius reikalavimus;
• Nustatyti tinkamus pirkimo metodus ir procesus;
• Suplanuokite kiekvieno proceso vykdymo laiką;
• Paruoškite diegimo lentelę ir (arba) diagramą, nurodydami kiekvieno proceso pagrindines datas.

Įžvalgos:

• Geras planavimas yra 80% padaryto darbo. Todėl, kuo daugiau pastangų įdėsite pačioje pradžioje, tuo mažiau reikės vėliau;
• Prastas planavimas ar jo nebuvimas reiškia viešojo konkurso nesėkmę;
• Planavimas yra svarbus procesas, kuriam vertėtų skirti atitinkamus laiko ir finansinius išteklius.

Daugiau informacijos: https://pirkimai365.lt/